Ben jij zelfstandig ondernemer en ga je weleens op pad voor je opdrachtgever, met jouw privé auto of met het OV? Dit brengt reiskosten met zich mee. We laten je zien hoe je deze reiskosten het beste kunt declareren bij jouw opdrachtgever.
Als zzp’er reiskosten declareren
Reiskosten mag je declareren. De Belastingdienst ziet deze kosten namelijk als zakelijke kosten. Je mag deze reiskosten dus aan jouw opdrachtgever doorberekenen.
Je hebt twee manieren om als zzp’er je reiskosten te factureren aan jouw opdrachtgever. Je kunt deze kosten doorberekenen in je uurtarief of je zet deze reiskosten op een aparte regel bij het maken van de factuur. Het is hierbij belangrijk dat je goede afspraken maakt met jouw opdrachtgever over hoe je de reiskosten verwerkt wanneer je de factuur maakt. Zorg ervoor dat je hem of haar niet onverwacht verrast en laat van tevoren weten dat je jouw reiskosten op de factuur erbij zet. 😉
- Reiskosten in je uurtarief verwerken
Het voordeel van reiskosten verwerken in je uurtarief is dat je minder administratief werk hebt en de hoogte van de reiskostenvergoeding vaststaat voordat je met je opdrachtgever in onderhandeling gaat.
- Reiskosten apart op de factuur zetten
Veel opdrachtgevers willen de reiskostenvergoeding apart op de factuur zien. Maak in dat geval vooraf een schatting van de kosten voor de reis en zet deze op de factuur als reiskosten. Zo ziet de opdrachtgever meteen wat jouw uurloon is en wat de reiskosten zijn.
Soorten reiskosten
Kies je ervoor om de reiskosten apart op de factuur te zetten, dan is het belangrijk om hier vooraf goede afspraken over te maken met je opdrachtgever. Er zijn namelijk een aantal opties.
- Kilometervergoeding
Kilometervergoeding factureren is misschien wel de meest gebruikte manier om reiskosten te declareren bij je opdrachtgever. Je brengt hierbij voor elke kilometer die je aflegt een bedrag in rekening. Dit bedrag spreek je af met jouw opdrachtgever. Er zitten geen wettelijke regels aan vast hoe hoog het bedrag moet of mag zijn. Check voor jezelf hoeveel je kwijt bent aan brandstof, afschrijving en onderhoud.
- OV-kosten
Ook kosten die je maakt voor het openbaar vervoer mag je declareren bij jouw opdrachtgever. Je kunt makkelijk een overzicht van jouw ritten downloaden via mijn ov-chipkaart. Stuur deze daarna naar jouw opdrachtgever en vergeet niet om hier btw over te berekenen.
- Reistijd als werktijd
Werk jij in de trein weleens door? Dan mag je deze reistijd ook declareren. De meeste ondernemers berekenen hiervoor 50% van hun normale tarief. Het is slim om hier vooraf afspraken over te maken met jouw opdrachtgever.
- Reiskostenvergoeding woon-werkverkeer
Het kan zo zijn dat jouw opdrachtgever een vaste reiskostenvergoeding wil afspreken voor woon-werkverkeer. Het is wel belangrijk om deze afspraken goed op papier te zetten. Doe dit ook als je voor een andere manier van declareren of doorberekenen kiest.
Voordelen van reiskosten declareren
Er zitten een paar voordelen aan het declareren van je reiskosten. Deze kostenpost is namelijk aftrekbaar van de winst, waardoor jij minder inkomstenbelasting betaalt. Ook kun je de betaalde btw van een aantal autokosten, zoals benzine en onderhoud, aftrekken van de te betalen btw.
Bereken je btw over de reiskosten?
Factureer je jouw reiskosten, dan bereken je hierover hetzelfde btw-tarief dat voor jouw geleverde diensten of producten geldt. Dit is in de meeste gevallen 21% of 9%. Behalve als je werkt met btw verlegd of zonder btw. Dit geldt ook voor de reiskosten die je hebt gemaakt met het openbaar vervoer. Let er dus op dat je hier niet standaard 9% btw rekent voor openbaar vervoer.
Reiskosten aftrekbaar voor de inkomstenbelasting
De Belastingdienst ziet reiskosten als uitgaven die nodig zijn om jouw omzet te realiseren. Deze kosten zijn aftrekbaar als je aangifte voor de inkomstenbelasting doet. Rij je met je eigen auto naar je opdrachtgever? Dan mag je 19 cent per gereden kilometer aftrekken van je winst bij de aangifte.
Vind je het fijn om over dit soort zaken met iemand te overleggen? Plan dan een gratis kennismaking met ons in!
